إدارة وتنظيم الوقت والعمل ..
الأهداف :
تنمية مدارك ومعارفه ومهارات القارئ لاكتساب العناصر التالية :
1. اعتبار وادراك واهمية الوقت بالنسبة للسكرتيرة
2. دراسة متطلبات تنظيم وإدارة الوقت
3. الإلمام بالعوامل المؤثرة على استخدام الوقت بكفاءة
4. التعرف على الضغوط الداخلية والخارجية وتأثيرها على استخدام لوقتها بكفاءة
5. استيعاب الفرق بين الكفاءة والفعالية وأثرها على العمل المكتبي
6. دراسة مقومات وكيفية أداء الأعمال بكفاءة
ينقسم إدارة و تنظيم الوقت والعمل الى :
1. إدارة الوقت 2. تنظيم العمل
الجزء الأول : إدارة الوقت :
( الوقت مورد اقتصادي يتسم بالندرة )
الموارد الغير مادية على المستوى الفردي :
1. الخبرة 2. القدرات 3. المهارات
يمثل الوقت العنصر الحاكم في كيفية استخدامنا لهذه الموارد فهو يعتبر أكثر الموارد قيمة .
الوقت يتميز عن غيره من الموارد بما يلي :
1. الوقت مورد متاح للجميع
2. الوقت لا يمكن ادخاره وتخزينه
3. الوقت لا يمكن شرتؤه او بيعه
4. الوقت لا يمكن افتراضه ، امتلاكه او استئجاره
مفهوم إدارة الوقت:
متطلبات تنظيم وإدارة الوقت :
إن تنظيم وإدارة الوقت لا يختلف عن تنظيم وإدارة العمل وبالتالي فإن تنظيم وإدارة الوقت تتطلب من كل فرد القيام بما يلي :
1. تحليل الوقت
2. تخطيط وتنظيم الوقت
3. تقييم استخدامك لوقتك
العوامل المؤثرة على استخدام الوقت :
· ضغوط داخلية :
1. ضغوط من جانب الرؤساء
2. ضغوط العمل من جانب المرؤوسين
3. ضغوط ناتجة عن طبيعة وظروف العمل
4. ضغوط ناتجة عن التنظيم
5. ضغوط ناتجة عن التخطيط
6. ضغوط رقابية
· ضغوط خارجية:
1. الاتجاهات السياسية
2. الرأي العام والإعلام
3. الاسرة ومتطلباتها
4. العلاقات الاجتماعية والعائلية
5. جماعات الضغط في البيئة المحيطة بالمنظمة
قائمة بأهم العوامل المؤثرة على استخدام الوقت
قائمة بأهم العوامل التي تسبب إهدار الوقت :
1. عوامل اجتماعية وأسرية
2. عوامل صحية ونفسية
3. عوامل تتعلق بالعمل
4. عوامل شخصية
كيف تستفيد بوقتك
الجزء الثاني :تنظيم العمل ( من صفات السكرتيرة الناجحة ان تنظم العمل والوقت )
الفعالية : القيام بأداء العمل بطريقة صحيحة و الوصول الى نتيجة مرجوة
الكفاءة : اداء العمل بالطريقة الصحيحة والوصول الى النتيجة المرجوة ولكن بأقل جهد ووقت وتكلفة .
( الفاعلية تسبق الكفاءة )
مقومات أداء الاعمال بكفاءة :
1. التعرف على وظيفتك ودراستها
2. وضع واتباع خطة عمل مرنة
3. الالمام والاهتمام بالتفاصيل
4. انجاز عمل واحد في وقت واحد
5. بداية يوم العمل بإنجاز الاعمال الصعبة
6. تجميع الاعمال المتشابهة والتحضير للعمل مسبقا
7. انجاز العمل بالطريقة الصحيحة من اول مرة
8. توفير فترات راحة خلال يوم العمل
9. التعامل مع المؤثرات الخارجية بلباقة
10. وضع الادوات على المكتب
- See more at: http://saud2284.blogspot.com/2013/11/blog-post_8428.html#sthash.ODVhPDcK.dpufإشترك بالنشرة البريدية
تحويل كودإخفاء محول الأكواد الإبتساماتإخفاء